Corona (COVID 19) hat auch die wirtschaftliche Welt der niedergelassenen Ärzte und Zahnärzte erheblich ins Wanken gebracht. Jeder macht sich derzeit Gedanken darüber, wie (un-)sicher seine wirtschaftliche Situation ist und was ggf. getan werden muss, um die finanzielle Lage weiter zu stabilisieren.

Ärzte, Zahnärzte, aber auch deren Steuerberater, Wirtschafts-, Versicherungs- und Finanzberater, selbst Rechtsanwälte haben momentan alle Hände voll zu tun, um die finanziellen Angebote des Bundes und der Länder sowie der Hausbank(en) zu prüfen.

Kommt das Programm „X“ überhaupt für mich in Frage? Beantrage ich Kurzarbeitergeld? Wer hilft mir? Wie kann ich aus der Flut an Informationen das Richtige für mich herausfinden?

Nicht wenige kommen dabei an ihre Grenzen.

Irgendwann hat man (hoffentlich) diesbezügliche Entscheidungen getroffen, mit dem Steuerberater und der Hausbank gesprochen, unter Umständen das Team oder Teile davon über anstehende Kurzarbeit unterrichtet.

Was sollten Sie also erledigt haben (s. dazu auch diverse weitere Ausführungen unserer Website Heilberufe plus), bevor Sie weiterlesen und sich mit der Optimierung Ihrer Praxis auseinandersetzen?

1. Praxisliquidität sicherstellen. Einnahmeausfall schätzen (Ihre Berater unterstützen Sie dabei, Heilberufe Plus hat ein Programm dazu entwickelt). Finanzbedarf ermitteln. Finanzierungsquellen erschließen und sichern.
2. Praxiskosten nach Einsparpotentialen untersuchen. Kurzarbeitergeld einbeziehen. Alle Praxiskosten auf den Prüfstand stellen. Verhandlungen mit dem Vermieter über eine Aussetzung/Herabsetzung der Miete durchführen. Zahlungsziele mit Lieferanten verlängern, Umschuldungen vornehmen etc.
3. Steuerliche Auswirkungen transparent machen (lassen). Anpassung von Vorauszahlungen, Steueraussetzungen, -herabsetzungen und -stundungen etc. mit dem Steuerberater vereinbaren.
4. Private Ausgaben nach Einsparpotentialen untersuchen. Geplante Ausgaben auf Notwendigkeit überprüfen. „Sparen, was geht“. Feste Ausgaben so weit wie möglich reduzieren. Soweit notwendig, Tilgungsleistungen verringern oder umstellen.

Und was kommt jetzt?

Nutzen Sie die Zeit, in der Sie wahrscheinlich (deutlich) weniger Patienten haben, um Dinge in Ihrer Praxis zu tun, die Sie für notwendig oder sinnvoll halten, für die Sie bisher aber keine oder zu wenig Zeit hatten.

Zehn Tipps zur Corona-Optimierung

1. Überprüfen Sie Ihre grundlegenden Behandlungsstrategien, die fachliche Ausrichtung der Praxis, Ihre Schwerpunkte. Was würden Sie gern jetzt einführen, tun, umstellen?
   Welche alten Zöpfe sollte man jetzt abschneiden?
   
   Wo/wie kann man sich grundlegend neu aufstellen (z.B. neue Leistungen einführen, bestehende Leistungen modifizieren, Preispolitik für Selbstzahlerleistungen überprüfen, Digitalisierung weiter vorantreiben, feste Home-Office-Plätze einrichten, Funktionen bestimmter Räume verändern etc.).
2. Die schlechteste Team-Leistung ist immer besser als die beste Einzelleistung. Beraten Sie sich über grundlegende Veränderungen auch mit Ihrem Team. Dort schlummern erhebliche Ressourcen. Schaffen Sie Projekte, Projektgruppen, Zuständigkeiten, Verantwortlichkeiten. Besonders Letzteres ist wichtig.
3. Lassen Sie sich dazu auch von den externen Protagonisten Ihrer Praxis (Praxisberater, Steuerberater, Wirtschaftsberater) coachen; der Blick von außen schafft mitunter ungeahnte Erkenntnisse.
4. „Dein Team, das unbekannte Wesen“. Fragen Sie sich, ob Sie die richtigen Team-Mitglieder an den richtigen Stellen haben, oder sind kurz- oder mittelfristig Umbesetzungen nötig? Wer hat welche Stärken, wo kann man diese jetzt besonders gut nutzen? Jetzt ist auch Zeit dafür, Potentiale zu heben und interne Fortbildungen zu organisieren. – Führen Sie jetzt mit allen Teammitgliedern Einzel-Perspektivgespräche (das sollte man sowieso jedes Jahr tun!). Nehmen Sie Ihrem Team die Angst vor der Krise.
   
   Motivieren Sie das Team zur aktiven Teilnahme an den Veränderungsprozessen. Stellen Sie ggf. einen „Bonus“ (muss nicht zwingend Geld sein) für den Fall in Aussicht, dass die Praxis gestärkt aus der Krise hervorgegangen ist.
5. Definieren Sie bestimmte Prozesse neu, nachdem Sie festgelegt haben, welches Ziel Sie jetzt neu anstreben. Zum Beispiel “Verbesserung der Patientenbindung“. Wie kann man möglichst viele Patienten auch längerfristig mit Folgeterminen versehen (also die „Recallquote“ verbessern)? Welche Kommunikation ist dazu erforderlich, welche Mechanismen werden benötigt, welche Kontrollprozesse sind notwendig? Und definieren Sie Ihr Ziel! Was heißt konkret „Verbesserung der Patientenbindung“?? Wann wäre das Ziel erreicht?
6. Legen Sie zu jedem neuen Prozess fest, wer, was, bis wann zu tun hat, wie das gehen soll, welches Ergebnis angestrebt wird.
7. Achten Sie von Anfang an darauf, dass Neuerungen, Veränderungen und Erweiterungen konsequent umgesetzt werden. Jetzt ist die Zeit, darauf besser zu achten. Erinnern Sie ggf. konsequent einzelne Teammitglieder an die getroffenen Vereinbarungen, wenn Sie merken, dass jemand vom Plan abweicht.
   Führen Sie jeden Morgen (soweit das Team nicht in Kurzarbeit ist) eine „Frühbesprechung“ durch. Besprechen Sie die Highlights von gestern (gute und schlechte) und vereinbaren Sie für die heutigen Patienten/Termine z.B. feste Vorarbeiten, aber auch Behandlungsziele. 
8. Stellen Sie nicht nur die Praxis, sondern auch Ihre Patienten auf den Prüfstand. Haben Sie die Patienten, die Sie sich wünschen und wie kann man ggf. eine höhere Übereinstimmung zwischen den Wünschen der Patienten und Ihren Praxisressourcen erreichen?
   Welche Strategien, neue Patienten zu akquirieren kann man jetzt entwickeln? Welche potenziellen Kooperationspartner wollte man schon immer einmal aufsuchen (jetzt haben Sie die Zeit dazu!). Was geht vor allen Dingen auch interdisziplinär?
   Was sind gute und einvernehmliche Strategien, wenn man feststellt, dass die Praxis für (einzelne) Patienten nicht dem geforderten Bild entsprechen will?
9. Besprechen Sie jetzt mit Ihrem Team das Vorgehen, wenn sich unser aller Leben langsam wieder zu normalisieren beginnt. Welche Prioritäten möchten Sie bei der Einbestellung Ihrer Patienten setzen? Wie stellen Sie sicher, dass unterbrochene Versorgungen jetzt zeitnah durchgeführt werden können? Wie können Sie dazu am besten aktiv auf Patienten zugehen? 
10. Besprechen und üben Sie mit Ihrem Team die Kommunikation, die sinnvoll ist, damit die Patienten den eigenen Mehrwert für die durchgeführten Veränderungen nachvollziehen können. Überlegen Sie, welche Einwände Patienten haben könnten und wie man damit am besten umgeht.
    Suchen Sie nach weiteren „Medien“, wie Sie die Ergebnisse Ihrer Veränderungsprozesse öffentlich machen möchten. Poster, Flyer, Anzeigen (z.B. wegen geänderter Öffnungszeiten), eigene Internetseite, Suchbegriffe im Internet, Pflege der Bewertungsforen, Rundmails, Nachrichten an Kooperationspartner und vieles mehr…

Sie sehen: Die Möglichkeiten, gestärkt aus der Krise hervor zu kommen, sind sehr vielschichtig, aber auch sehr vielseitig.

Viel Erfolg bei der Umsetzung!

Ulrich Kassebart

med-X-pert

Praxisberatung für Heilberufe GmbH

www.med-x-pert.de

Stand: 30.03.2020

Die Antwort ist „Ja“.
Durch die Verunsicherung der Patienten, Versammlungsverbote und den Appell, die eigenen sozialen Kontakte auf das Notwendigste zu reduzieren, haben viele Patienten nun auch Arztbesuche auf ein Minimum reduziert. Hierdurch entsteht natürlich in allen Fachbereichen ein großer Nachholbedarf in vielen medizinischen Segmenten. Die Ärzte sollten sich auf ein hohes Patientenaufkommen entsprechend einstellen und gut vorbereiten. Oft sind die Rezeption und das Telefon ein logistisches Nadelöhr, nicht nur in der Terminkoordination. Hier gilt es Entlastung zu schaffen. Durch Covid-19 digitalisieren sich aktuell die Patienten sehr stark. Das ist ein großer Vorteil, da derzeit auch die älteren Menschen digitale Dienstleistungen kennenlernen und in Anspruch nehmen.

Folgende einfache Möglichkeiten entlasten den Telefonempfang unmittelbar:

1. Online-Terminvereinbarungs-Tools, mit direkter Synchronisierung Ihres Kalenders in der Praxissoftware, schaffen nicht nur eine Entlastung in der Terminvergabe, sondern bieten Ihren Patienten rund um die Uhr die Möglichkeit, einen Termin zu vereinbaren. Hier können Sie bestimmte Behandlungsangebote und Zeitfenster ganz individuell vorgeben. Der Kalender synchronisiert sich laufend mit Ihrer Praxissoftware und doppeltes Einbestellen wird verhindert. Terminausfällen wird über die Angabe der Mobilfunknummer samt TAN-Legitimierung der Patienten begegnet. Hierdurch ist es möglich, Terminerinnerungen am Vortag per SMS automatisiert zu versenden und die Ausfallquote zu reduzieren.

2. Durch die Bereitstellung einer Online-Rezeptbestell-Möglichkeit reduziert sich sowohl die Telekommunikation Ihrer Mitarbeiter als auch das Patientenaufkommen in der Praxis. Auf Ihrer Website wird ein Formular implementiert, dass Nutzer sich ebenfalls als App auf ihr Smartphone installieren können. Rezepte und Überweisungen können online vorbestellt werden und Ihre Mitarbeiter in der Verwaltung können die Bestellungen vorbereiten. Insbesondere bei Patienten mit Dauermedikation eine unkomplizierte Lösung mit sehr großem Nutzen.

3. Bereitstellen aller wichtigen Informationen auf der Praxis-Webseite
Eine ganz einfache Rechnung:
Je zielgerichteter Sie Ihre Patienten mit den richtigen Informationen versorgen, desto weniger Abstimmungsbedarf entsteht am Praxistelefon und während der Behandlung. Wichtig ist es, durch die Brille des Patienten mit dem jeweiligen Behandlungsbedarf zu schauen, um optimale Inhalte vorzubereiten.

Wenn Sie tiefere Informationen zu diesen, oder weiteren Möglichkeiten benötigen, dann melden Sie sich gerne!

Sie erreichen unseren HeilberufePlus Partner unter:

brands and friends GmbH
Jochen Hollemann
Post: Borkener Straße 142
Telefon: 02541-8445-0
Telefax: 02541-8445-20
Mail: jochen@bandf.de
Web: www.brands-and-friends.de

Es ist davon auszugehen, dass sich die Praxis-Patientenbindung nach Covid-19 verändern wird und sich die Patienten in einigen Segmenten neu verteilen werden.
Dafür spricht unter anderem, dass sich die Menschen nach der Bewältigung der Krise in vielen Lebensbereichen neu orientieren werden und sich das Anforderungsprofil an andere Menschen, Unternehmen und auch an die Arztpraxen verändern wird. Jeder Mensch sammelt in diesen Zeiten viele neue Erfahrungen und diese verändern das Wertesystem, mit dem beurteilt wird, wie Relevant etwas war und noch ist. Auch das jeweilige Arzt-Patientenverhältnis wird unter diesem Aspekt neu bewertet werden.
Der auch vor Covid-19 bereits vorhandene Wunsch, sich vor einem Arztbesuch online zu informieren wird weiter zunehmen und wachsen. Darauf kann man auf der einen Seite genervt reagieren, oder dies als große Chance verstehen, dass man mündigere Patienten behandelt, die sich über Behandlungsalternativen umfassend informiert und aufgeklärt haben. Somit ist es wichtig, dass den Patienten weiterführende Informationen auf der Webseite der Praxis zu allen relevanten Themen, Praxisstärken und Behandlungsmethoden angeboten werden und man hierdurch die Attraktivität und Beziehungsfähigkeit von Leistungen und Angeboten steigert. Möchte ich bspw. Implantat-, oder Anti-Agingpatienten gewinnen, muss ich dafür sorgen, dass meine Praxis in diesen Bereichen nicht nur Informationen bietet, sondern die Patienten überzeugt und diese in den relevanten Online-Kanälen aktiv anspricht und akquiriert.

Sie erreichen unseren HeilberufePlus Partner unter:

brands and friends GmbH
Jochen Hollemann
Post: Borkener Straße 142
Telefon: 02541-8445-0
Telefax: 02541-8445-20
Mail: jochen@bandf.de

Dem Grauen folgt ein neuer Morgen.

Welchen Einfluss hat Covid-19 auf das Verhalten meiner Patienten nach der Krise?
Natürlich hat niemand eine Glaskugel und kann eine sichere Prognose abgeben, wie sich die Pandemie auf das Verhalten der Patienten auswirken wird, aber eins dürfte schon jetzt relativ klar sein: Alles wird digitaler, da sich die Menschen derzeit immer weiter digitalisieren, um ihren Alltag zu organisieren. Wir passen unsere Lebensweise also den veränderten Lebensumständen an, um unser Überleben zu sichern. Ganz konkret beispielsweise in der Form, dass jeder zweite Arbeitsplatz aktuell vom Home-Office aus besetzt ist, das Online-Shopping als infektionssichere Alternative zum Einkaufen mehr denn je genutzt wird, Schüler dem Unterricht digital folgen und Großeltern von ihren Enkeln per Videoanruf besucht werden.
Viele Gewohnheiten, die wir uns jetzt aneignen und die sich als praktisch erweisen, werden auch nach der Bewältigung der Krise einen festen Bestandteil in unserem Leben behalten.
Das bedeutet für Sie als Arzt und Unternehmer, dass Sie sich jetzt mit dem veränderten Patientenverhalten beschäftigen sollten, um Ihre Praxis für die Zeit „danach” optimal auf die veränderten Bedürfnisse der Patienten einstellen zu können. Denn auch schon vor Covid-19 war der Wunsch zu umfangreichen, digitalen Angeboten der Praxen aus Sicht der Patienten groß.
Das ist natürlich für jede Praxis und in jedem Fachgebiet ein ganz individuelles Thema.
Aber sowohl die Videosprechstunde, eine Online-Rezeptbestellung bei Dauermedikation per SmartphoneApp (anstelle von Wartemusikgedudel und vergeblichen Telefonanrufen), indikationsspezifische Online-Terminvergabe (die sich mit dem Praxiskalender synchronisiert), Anzeige der „live”-Wartezeit für die Patienten etc. sind allesamt wichtige Bausteine, um sich für die Patienten beziehungsfähiger aufzustellen.
Insgesamt eine große Chance, sich diesem Thema genau jetzt anzunehmen und die frei gewordene Zeit sinnvoll zu investieren.

Sie erreichen unseren HeilberufePlus Partner unter:

brands and friends GmbH
Jochen Hollemann
Post: Borkener Straße 142
Telefon: 02541-8445-0
Telefax: 02541-8445-20
Mail: jochen@bandf.de